GoBD: Nouveaux principes pour la tenue de la comptabilité

15.09.2015

Il y a eu de longues discussions et de nombreuses modifications à ce sujet.

Il y a eu de longues discussions et de nombreuses modifications à ce sujet. En novembre de l’année passée, le ministère fédéral des finances a (enfin) publié son courrier sur les principes relatifs à la tenue et conservation des livres comptables, relevés et documents sous forme électronique ainsi qu’à l’accès aux informations (GoBD). Ci-dessous vous trouverez un aperçu des 37 pages de l’instruction administrative.    

Date d‘application
Les principes GoBD s’appliquent aux périodes imposables débutant après le 31/12/2014. Ils se substituent aux principes GoBS (principes des systèmes comptables basés sur le traitement de données) du 07/11/1995 et aux principes   GDPdU (principes relatifs à l’accès aux données et à l’aptitude de vérifier les documents digitaux) du 16/07/2001.    

Contenu
Les nouveaux principes GoBD sont très volumineux. Ils traitent entre autre la saisie à temps des opérations commerciales, l’incapacité de modifier les écritures et données, la conservation de documents (digitaux) ainsi que la documentation des procédures des processus digitaux.  

Qui est concerné?
Des parties essentielles des principes GoBD ne s’appliquent pas seulement aux entreprises soumises à l’obligation de tenir une comptabilité. Les entreprises avec une comptabilité de trésorerie doivent également conserver les relevés et documents selon le § 147 al. 1 de la loi générale des impôts. De plus, des obligations de conservation peuvent aussi résulter d’autres normes légales (par ex: § 14b de la loi relative à l’impôt sur le chiffre d’affaires).  

Remarque: Il n’existe pas d’étendue clairement définie pour les obligations d’établissement de relevés et de conservation. Cela est justifié avec les divergences dans les processus internes des entreprises et le fait que différents systèmes de comptabilité et de relevés sont utilisés.  

Relevés dans les temps
Les principes GoBD contiennent des explications importantes quant à l’établissement de relevés dans les temps (par ex: les encaissements et sorties de caisse doivent être fixés quotidiennement). Le forum des groupements des experts-comptables allemands a réuni des directives complémentaires comme suit:  

Pour les opérations commerciales non-comptantes, les justificatifs doivent être sauvegardés contre toute perte dans un délai de dix jours après réception ou création. Cela peut se faire par un classement ordonné, par une saisie à temps et non-modifiable dans un livre-journal ou par un scan. Si des factures fournisseurs ne sont pas payées dans un délai de huit jours ou en l’espace de leur durée habituelle de passage, elles doivent être saisies sous forme de compte-courant.  

Si la saisie des opérations commerciales dans les livres comptables ou dans les relevés de l’entreprise non-soumise à l’obligation de tenir une comptabilité ne se fait pas de manière continue mais périodique (par ex: comptabilité mensuelle des opérations), des mesures de sauvegarde doivent être prises au préalable (voir ci-dessus) et la saisie doit être effectuée au courant du mois suivant.     

Information pratique: Le dépassement du délai d’un mois peut conduire à un rejet de la comptabilité, si des mesures suffisantes pour la sauvegarde des relevés n’ont pas été prises préalablement. Étant donné que notamment le délai d’un mois n’est pas toujours assuré dans la pratique, les mesures de sauvegarde des justificatifs et données devraient être fixées dans une documentation de la procédure et le respect de la procédure contrôlé.    

Données sous forme électronique
Si des données, fichiers, documents électroniques ont été créés ou réceptionnés dans l’entreprise, ils doivent être conservés sous cette forme et ne doivent pas être effacés avant expiration du délai de conservation. Il n’est pas suffisant de les conserver uniquement sous formé imprimée mais ils doivent être conservés en l’état et de manière non-modifiable pendant toute la durée de conservation (par ex: facture fournisseur reçue par e-mail sous format pdf).  

Remarque: Si des factures sont établies par le biais d’un programme de traitement de textes et si le masque est utilisé pour réécrire la prochaine facture, la conservation du double du courrier seulement sous forme de document-papier n‘est pas contestable dans ce cas.  

Les processus de traitement électronique doivent être relevés et enregistrés avec le document électronique afin de garantir la traçabilité et la capacité de contrôler l’état original et les modifications.  

Information pratique: Si un e-mail sert uniquement comme « moyen de transport », par exemple pour une facture électronique jointe, et ne contient pas au-delà d’informations supplémentaires devant être conservées, l’e-mail n’est pas soumis à l’obligation de conservation.  

Documentation des processus
Pour chaque système de traitement de données une documentation des processus structurée et claire doit exister, de laquelle doit ressortir de manière complète et cohérente le contenu, la structure, le déroulement et les résultats de la procédure de traitement de données.  

Attention: Dans la mesure où une documentation des processus ne porte pas atteinte à la traçabilité et à la vérifiabilité, cela ne constitue pas une défaillance formelle d’importance objective qui pourrait conduire à un rejet de la comptabilité.      

Status quo et perspectives
L’accès aux données des contrôleurs se restreint actuellement et souvent au support de données mécanique qui contient les données comptables. À l’avenir, l’accent sera probablement (aussi) mis sur les systèmes en amont (par ex: saisie du temps et systèmes de caisses). Il se doit donc d’être prévoyant en vue de futurs contrôles.

Important: Le non-respect des nouveaux principes GoBD peut conduire à des problèmes considérables en cas de contrôle fiscal. Dans le cas extrême, une estimation des bases imposables est possible.

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