Préparez dès à présent la réforme des frais de déplacement en 2014 !

10.10.2013

Ceux qui croyaient pouvoir attendre la fin de l’année pour s‘intéresser à la réforme des frais de déplacement se trompent.

Ceux qui croyaient pouvoir attendre la fin de l’année pour s‘intéresser à la réforme des frais de déplacement se trompent. Les impacts dus aux dites réformes doivent être dès à présent analysés afin de mettre en place d’éventuelles mesures. Veuillez trouver ci-dessous, les nouveautés ainsi que leurs conséquences les plus importantes qui impacteront notamment l’établissement des payes :  

« Premier lieu de travail » remplace « lieu de travail habituel »

  Le terme « premier lieu de travail ».vient se substituer au terme « lieu de travail habituel » jusqu’alors utilisé. Ce terme joue un rôle important dans la question relative aux remboursements de frais de déplacement, à savoir si ces derniers peuvent être remboursés exempts d’impôts et de charges sociales ou non. Les trajets effectués vers le premier lieu de travail ne sont pas exempts d’impôts ni de charges sociales. Il en va de même pour les trajets effectués avec un véhicule de fonction entre le lieu d’habitation et le premier lieu de travail, ils sont soumis à l’impôt sur le revenu et aux charges sociales comme un avantage en nature.      

On entend ici par « premier lieu de travail », un lieu fixe désigné au sein de l’entreprise de l’employeur, les locaux d’une société du groupe ou d’un tiers (p.ex. client). Jusqu’à présent, seuls des locaux de l’employeur étaient pris en compte pour la détermination du premier lieu de travail.  

Un salarié n’ayant pas auparavant, un lieu habituel de travail parce qu’il travaillait seulement chez des clients ou chez une autre entreprise du groupe pourrait dorénavant se voir attribuer un premier lieu de travail, par ex. chez un client ou la société mère de l’employeur. En reprenant l’exemple du salarié cité plus haut, les remboursements des trajets effectués par ce dernier jusqu’au premier lieu de travail, ne seront plus exempts d’impôts ni de charges sociales en 2014 ; les frais professionnels seraient supprimés et, le cas échéant, une utilisation privée du véhicule de fonction serait imposable et soumise aux cotisations sociales.  

À partir de 2014, la détermination du premier lieu de travail se basera principalement sur les instructions de l’employeur dans le cadre du droit du travail. Si par exemple le contrat de travail mentionne une certaine filiale comme lieu de travail, celle-ci sera considérée comme premier lieu de travail.  

Uniquement dans les cas où on ne peut constater aucune affectation à un lieu de travail, ce dernier sera déterminé selon l’endroit où le salarié effectue son travail et selon le temps de travail qu’il y effectue.  

De plus, un premier lieu de travail peut être déterminé dans le cadre d’une affectation temporaire pour peu que cette affectation excède 48 mois. Il est pris en compte pour ce calcul, le temps d’affectation écoulé, donc effectué avant le 01/01/2014 ; ce qui signifie qu’un premier lieu de travail peut déjà être constitué dès le 01/01/2014.  

Dans le cas où nous établissons vos fiches de salaire, notre service des salaires vérifiera dans les prochaines semaines les éventuelles modifications qui pourront avoir lieu pour vos salariés suite à la réforme et vous informera en conséquence.        

Nous attirons votre attention sur le fait qu’il faut également prendre en compte les conséquences de l’affectation d’un lieu de travail sur le plan du droit du travail lors d’éventuelles mesures. Pour toutes questions à ce sujet, notre service des salaires reste bien entendu à votre disposition.    

Changement des forfaits repas

A l’avenir, il n’existera plus que 2 et non 3 forfaits qui pourront être payés au salarié pour les frais de repas lors de déplacements professionnels. Pour un déplacement d’une journée avec une absence de plus de 8 heures, le remboursement exonéré d’impôts et de charges sociales est de 12 €. Avec une absence d’au moins 24 heures, le remboursement est de 24 €.  

Autre nouveauté: les durées d’absence les jours du départ et du retour ne jouent plus aucun rôle lors de déplacements de plusieurs jours. Pour le jour de départ et de retour, le remboursement s’élève respectivement à 12 €.  

La limite de 3 mois pour le remboursement exonéré d’impôt et de charges sociales lors d’une activité au même lieu de travail s’applique de nouveau après une interruption de 4 semaines.  

Mise à disposition de repas par l‘employeur

  Dorénavant, les valeurs de référence de l’avantage en nature seront impérativement soumises à l’imposition et aux cotisations sociales ou compensées par une imposition forfaitaire à hauteur de 25 %, par exemple pour le paiement du petit déjeuner à l’hôtel à la charge de l’employeur.  

Les valeurs de référence de l’avantage en nature grimperont:

• Pour un petit-déjeuner: 4,80 €,
• Pour un déjeuner ou un dîner: 9,60 €.  

Il reste néanmoins possible de ne pas soumettre ces montants à l’imposition et aux cotisations sociales si le salarié a droit au forfait repas et que la valeur de l’avantage en nature est déduite de ce forfait.

Erschienen in der Mandanteninformation