Lohnsteuerliche Spielregeln für die Nutzung von Essensgutscheinen

26.03.2019

Viele Arbeitgeber bezuschussen die arbeitstägliche Verpflegung ihrer Arbeitnehmer. Dabei kann es sich um Zuschüsse zu Kantinenmahlzeiten oder um Essensgutscheine handeln, die beispielsweise in Restaurants eingelöst werden können. Das Bundesfinanzministerium hat jüngst ein neues Anwendungs-schreiben veröffentlicht, in dem die Spielregeln festgelegt sind, wonach als Arbeitslohn nicht der Wert des Zuschusses, sondern nur der amtliche Sachbezugswert anzusetzen ist.

Damit der Sachbezugswert (Werte für 2019: Frühstück = 1,77 EUR, Mittag- und Abendessen jeweils 3,30 EUR) angesetzt werden kann, müssen nach dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums folgen-de Punkte sichergestellt sein:

• Der Zuschuss darf den amtlichen Sachbezugswert der Mahlzeit um nicht mehr als 3,10 EUR übersteigen. 2019 darf ein Essenszuschuss also maximal 6,40 EUR (3,30 EUR + 3,10 EUR) betragen.

• Der Zuschuss darf den tatsächlichen Preis der Mahlzeit nicht übersteigen.

• Für jede Mahlzeit kann lediglich ein Zuschuss arbeitstäglich (ohne Krankheits-, Urlaubstage) beansprucht werden.

• Mit dem Essensgutschein muss eine Mahlzeit erworben werden. Werden einzelne Lebensmittel erworben, müssen diese zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenspausen bestimmt sein.

• Der Zuschuss kann nicht von Arbeitnehmern beansprucht werden, die eine Auswärtstätigkeit ausüben, bei der die ersten drei Monate noch nicht abgelaufen sind.


Merke: Die Einhaltung der Voraussetzungen für den Ansatz einer Mahlzeit mit dem amtlichen Sachbezugswert muss der Arbeitgeber im Einzelnen nachweisen bzw. dokumentieren.

Leistet der Arbeitnehmer einen Eigenanteil, ist dieser vom steuerlich maßgeblichen Wert der Mahlzeit (amtlicher Sachbezugswert oder tatsächlicher Preis) abzuziehen.

Beispiel:
Ein Arbeitnehmer (AN) erhält arbeitstägliche Essensgutscheine (je 6,00 EUR) und erwirbt eine Mahlzeit für 9,50 EUR.

Preis der Mahlzeit 9,50 EUR
./. Wert der Essensmarke 6,00 EUR
Zuzahlung AN 3,50 EUR
Wertansatz der Mahlzeit 3,30 EUR
./. Zuzahlung AN 3,50 EUR
steuerpflichtiger Betrag 0,00 EUR


Zudem geht die Finanzverwaltung insbesondere auf folgende Punkte ein:

• Die lohnsteuerlichen Vereinfachungen gelten auch dann, wenn der Arbeitnehmer einzelne Bestandteile seiner Mahlzeit bei verschiedenen Akzeptanzstellen erwirbt.

• Arbeitstägliche Zuschüsse können auch bei Arbeitnehmern mit dem amtlichen Sachbezugswert angesetzt werden,
 die ihre Tätigkeit in einem Home Office verrichten oder
 nicht mehr als sechs Stunden täglich arbeiten (selbst wenn arbeitsvertraglich keine Ruhepausen vorgesehen sind).

• Je Arbeitstag und je bezuschusster Mahlzeit darf nur ein Zuschuss mit dem Sachbezugswert angesetzt werden. Erwirbt der Arbeitnehmer am selben Tag weitere Mahlzeiten für andere Tage auf Vorrat, sind hierfür gewährte Zuschüsse als Barlohn zu erfassen. Gleiches gilt für den Einzelkauf von Bestandteilen einer Mahlzeit auf Vorrat.

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